Jedes Geschäft kann nur dann laufen, wenn das passende Handwerkszeug stimmt. Bei Dienstleistungsunternehmen muss daher als Equipment der Arbeit eine gute Organisationsgrundlage der Daten her. Eine gute Möglichkeit, um unübersichtliche Papierstapel zu vermeiden und alle Informationen schnell griffbereit zu haben, ist eine Datenbank als Plattform für die Kommunikation – sowohl firmenintern als auch extern, die Kommunikation mit den Kunden eines Unternehmens. Lotus Notes ist eine solche unterstützende Plattform aus dem Feld der Groupware. Es wird von unzähligen Usern auf der ganzen Welt als Grundlage für ihre Tätigkeiten genutzt. Lotus Notes präsentiert sich dabei als eine Art papierloses Büro und unterstützt damit das Kundenbeziehungsmanagement, kurz CRM.

Eine der Hauptfunktionen von CRM Lotus Notes ist die geordnete Korrespondenz. E-Mail können verschlüsselt werde, sind leicht zu versenden und zu archivieren, so dass über den geleisteten Schriftverkehr jederzeit eine Übersicht erfolgen kann. Zudem ermöglicht Lotus Notes ein Management der einzelnen Termine – wichtig ist vor allem an dieser Stelle, dass der Zugriff von mehreren Nutzern erfolgen kann. Eine umständliche Terminabsprache, die mehrere Telefonate oder längeren Schriftverkehr benötigt, gehört somit der Vergangenheit an. Auch Dokumente oder Aufgaben können dauerhaft abgelegt werden und zwar so, dass sie durch wenige Handgriffe wieder gefunden werden können.

Das System von CRM Lotus Notes basiert dabei ausschließlich auf Dokumenten; Tabellen, wie man sie von anderen Datenbanken her kennt, kommen nicht vor. Jedes Dokument kann als Datensatz abgespeichert werden, die Organisation der einzelnen Dokumente kann ebenso klar gegliedert werden. Ebenso kann mit Lotus Notes die Reihenfolge der Beteiligten festgelegt werden, welche die einzelnen Dokumente zu bearbeiten haben – der Arbeitsfluss wird somit nicht nur erleichtert, sondern auch beschleunigt.